Ons privacybeleid

Fox Rally hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle bezoekers van onze website, deelnemers aan onze rallies, klanten, leveranciers en andere personen die contact met ons opnemen.

1. Wie zijn wij?

Fox Rally is een handelsnaam van Toeron V.O.F.
Vestigingsadres: Laanstraat 55, 3762KB, Soest
KvK-nummer: [KVK-NUMMER]
BTW-nummer: [BTW-NUMMER]
E-mailadres: info@foxrally.nl
Website: foxrally.nl

Toeron V.O.F. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe u onze website of diensten gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

a. Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

• voor- en achternaam
• adresgegevens
• woonplaats
• telefoonnummer
• e-mailadres
• geboortedatum
• factuur- en betaalgegevens
• bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens (indien van toepassing)
• kenteken, voertuiggegevens en teamnaam
• gegevens van medereizigers of teamleden die u aan ons doorgeeft
• correspondentie en informatie die u aan ons verstrekt via e-mail, contactformulieren of andere communicatiekanalen

b. Gegevens die wij automatisch verzamelen via de website

• IP-adres
• browsertype en apparaatinfo
• gegevens over uw gebruik van de website
• cookies en vergelijkbare technieken

c. Bijzondere of gevoelige gegevens

In beginsel verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de rally of reis, bijvoorbeeld wanneer u zelf medische informatie of dieetwensen aan ons verstrekt. Wij verwerken zulke gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is, met uw uitdrukkelijke toestemming of wanneer een andere wettelijke grondslag daarvoor bestaat.

3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• om uw boeking, inschrijving of aanvraag te verwerken
• om overeenkomsten met u uit te voeren
• om betalingen te verwerken en administratief vast te leggen
• om contact met u op te nemen over uw boeking, deelname of vraag
• om deelnemers, teams en reizen organisatorisch te kunnen beheren
• om onze website en dienstverlening te verbeteren
• om nieuwsbrieven of marketingberichten te versturen, voor zover toegestaan
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratie
• om fraude, misbruik of beveiligingsincidenten te voorkomen en te bestrijden

4. Op welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals:

• uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor een rally of een boeking doet
• wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie
• gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze dienstverlening, websitebeveiliging en klantcontact
• toestemming: bijvoorbeeld voor het versturen van een nieuwsbrief of het verwerken van bepaalde gevoelige gegevens, voor zover toestemming vereist is

5. Verstrekking aan derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk bijvoorbeeld aan:

• betaalproviders
• boekhoud- of administratiesoftware
• hostingproviders en IT-dienstverleners
• e-mail- en nieuwsbriefdiensten
• reis-, verblijf- of activiteitspartners, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van een boeking of rally
• overheidsinstanties, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

6. Internationale doorgifte

Wanneer wij gebruikmaken van dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door gebruik van standaardcontractbepalingen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

In hoofdlijnen hanteren wij de volgende termijnen:

• contactaanvragen: maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij daaruit een klantrelatie voortvloeit
• klant- en boekingsgegevens: zolang nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar voor onze fiscale en administratieve bewaarplicht
• nieuwsbriefgegevens: totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt
• website- en analysecookies: volgens de geldende cookie-instellingen en bewaartermijnen van de gebruikte tools
• medische gegevens of dieetwensen: niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende evenement of de betreffende reis, tenzij een langere bewaarplicht geldt

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken die nodig kunnen zijn voor het functioneren, beveiligen en verbeteren van de website.

Wij gebruiken in ieder geval de volgende categorieën:

• Noodzakelijke cookies of technieken: deze zijn nodig voor de basiswerking en beveiliging van de website, bijvoorbeeld voor sessiebeheer, formulierfunctionaliteit en bescherming tegen misbruik via Google reCAPTCHA.
• Externe functionaliteit van derden: op onderdelen van de website maken wij gebruik van Google-diensten voor adres-autocomplete in formulieren. Afhankelijk van de technische implementatie kan hierbij informatie worden uitgewisseld met Google en kunnen door Google technieken worden gebruikt die onder de cookieregels of privacyregels vallen.

Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor cookies of vergelijkbare technieken die niet strikt noodzakelijk zijn. Als bepaalde externe functionaliteit pas na toestemming wordt geladen, informeren wij bezoekers daarover via onze cookiemelding of cookie-instellingen.

Wij gebruiken geen marketingcookies voor gepersonaliseerde advertenties, tenzij dit op de website afzonderlijk wordt aangegeven.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

10. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG onder meer het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• uw persoonsgegevens te laten corrigeren
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit), voor zover van toepassing
• eerder gegeven toestemming in te trekken

U kunt een verzoek indienen via info@foxrally.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om uw identiteit nader te verifiëren.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Gegevens van derden

Wanneer u persoonsgegevens van anderen aan ons verstrekt, bijvoorbeeld van een teamlid, medereiziger of contactpersoon, bent u ervoor verantwoordelijk dat u deze gegevens rechtmatig aan ons verstrekt en dat u de betrokken persoon informeert over dit privacybeleid.

12. Foto- en videomateriaal tijdens evenementen

Tijdens rallies, evenementen en andere activiteiten van Fox Rally kunnen wij foto’s en video-opnamen maken. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor sfeerimpressies, verslaglegging, promotionele doeleinden en publicatie op bijvoorbeeld onze website, social media-kanalen of andere communicatie-uitingen.

Wij proberen hierbij zorgvuldig om te gaan met de privacy van deelnemers en bezoekers. Wij maken geen onnodig privacygevoelig beeldmateriaal en houden, waar redelijkerwijs mogelijk, rekening met betrokkenen die herkenbaar in beeld komen.

Wanneer beeldmateriaal wordt gemaakt of gebruikt op basis van toestemming, kan deze toestemming altijd weer worden ingetrokken. In andere gevallen kan de verwerking plaatsvinden op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het delen van een impressie van een evenement of het promoten van onze activiteiten. Daarbij maken wij steeds een zorgvuldige afweging tussen ons belang en de privacy van betrokkenen.

Wilt u bezwaar maken tegen het gebruik van een foto of video waarop u herkenbaar bent afgebeeld? Neem dan contact met ons op via info@foxrally.nl. Wij zullen uw verzoek beoordelen en, indien passend, het materiaal verwijderen of het gebruik daarvan beperken.

13. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Als wij vermoeden dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, zullen wij deze zo spoedig mogelijk verwijderen.

14. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van die websites.

15. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Wij raden aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

16. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via ons email adres